วิธีทำจดหมายเวียน

จดหมายเวียน
คือจดหมายที่มีข้อความซ้ำ ๆ กันทุกฉบับแต่ละฉบับอาจแตกต่างกันเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น ซึ่งมีวิธีการที่ช่วยลดการซ้ำซ้อนและช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้นโดยมีขั้นตอนดังนี้ คือ
1. จัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช้ร่วมกัน เรียกว่า “เอกสารหลัก” โดยต้องเว้นที่ว่างไว้
สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นของผู้รับ จากนั้นให้ทำการ บันทึกจดหมายต้นฉบับไว้
ดังภาพ

2. ให้คลิกที่เมนูเครื่องมือ®จดหมายเวียน จะได้หน้าจอดังภาพ จากนั้นให้ให้คลิกที่
ปุ่ม “สร้าง” เลือก”จากจดหมาย”

3. คลิกที่ปุ่ม “หน้าต่างที่ใช้งานอยู่”

4. ที่แหล่งข้อมูลให้เลือก “สร้างแหล่งข้อมูล” ดังภาพ

5. ให้ทำการเลือกข้อมูลที่จะใช้ในช่อง “ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ” สามารถกำหนดได้ดังนี้
- ถ้าหัวข้อให้ไม่ต้องการให้คลิกเลือกที่หัวข้อนั้น แล้วคลิกที่ปุ่ม ”เอาชื่อเขตข้อมูลออก”
- ถ้าหากต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในช่อง “ชื่อเขตข้อมูล” จาก นั้นให้คลิกที่ปุ่ม “เพิ่มชื่อเขตข้อมูล”